Ces temps-ci, il est important de se poser la question suivante : votre organisation peut-elle former ses collaborateur.rices à distance ? Dans ce guide, nous vous aiderons à passer du face à face (F2F) à l’apprentissage digital pour que votre organisation réussisse cette « transition ».
Il est impossible de savoir ce qui peut arriver autour de nous. Examinons une situation concrète : l’UNESCO a recommandé l’utilisation de l’enseignement à distance pour atténuer la perturbation de l’éducation due à la pandémie de COVID-19 (coronavirus 2019). Celle-ci oblige les organisations à demander aux collaborateur⸱rice⸱s de travailler à distance ou depuis leur domicile, et aux écoles d’organiser leurs cours en ligne. Par conséquent, force est de constater la nécessité de s’équiper de moyens d’apprentissage en ligne et de blended learning. En réalité, 57% des entreprises font désormais plus de dépenses en apprentissage à distance qu’en la formation traditionnelle dirigée par un⸱e formateur⸱ice.
Donc, le jour est venu de vous demander si votre organisation est capable de continuer à fonctionner tout en offrant des opportunités d’apprentissage à ses collaborateur⸱rice⸱s ? Si ça n’est pas le cas, c’est qu’il est grand temps que votre entreprise fasse la transition : passez du traditionnel face à face (F2F) à l’apprentissage à distance.
Voici 5 étapes pour passer efficacement de l’apprentissage F2F au digital :
Analysez vos besoins en formation
Avant de passer à l’apprentissage à distance, votre organisation doit procéder à une analyse des besoins en formation. Il s’agit là de déterminer les écarts entre la formation en entreprise existante et les besoins en formation correspondants. Les étapes pour réussir une analyse des besoins en formation sont les suivantes :
Identifiez les lacunes de compétences
Les technologies numériques ont un fort impact sur l’économie mondiale, exigeant des collaborateur⸱rice⸱s qu’elle⸱il⸱s possèdent des compétences hautement spécialisées. L’utilisation de l’apprentissage numérique peut combler ces lacunes de compétences. Cependant l’offre de modalités d’apprentissage en ligne est telle qu’il est facile de se laisser dépasser par toutes ces différentes techniques. C’est donc utile d’identifier les lacunes de compétences actuelles et émergentes au sein de votre organisation. Pour ce faire, entreprenez simplement les étapes suivantes :
- Déterminez les résultats souhaités – Parlez aux managers et aux chef⸱fes de service afin de définir les attentes. Faites-vous une idée des normes en consultant des benchmarks, manuels de procédures et évaluations des employé⸱es les plus performant⸱es.
- Ayez connaissance de votre situation actuelle – Observez vos apprenant.es au travail. Discutez avec les managers et consultez les rapports de rendement afin d’évaluer les compétences et capacités actuelles de vos collaborateur⸱rice⸱s.
- Identifiez la cause de l’écart et trouvez la solution – Après avoir évalué les objectifs fixés et la situation actuelle, obtenez des commentaires et suggestions de vos apprenant.es et autres intervenant.es. Identifiez les compétences et connaissances actuelles, déterminez les capacités de l’organisation ainsi que les outils et équipements disponibles pour l’apprentissage.
Déterminez les résultats souhaités
Déterminez ensuite les objectifs concrets que votre programme d’apprentissage numérique devra atteindre tel qu’une augmentation de 10% de ROI, un engagement accru des apprenant.es ou autre indicateur mesurable.
Ayez connaissance de votre situation actuelle
Cela dépendra fortement de vos besoins de formation et de votre environnement économique. Désormais, les organisations mondiales favorisant l’apprentissage à distance qui permet aux collaborateur⸱rice⸱s de s’instruire en utilisant des équipements mobiles, optez pour une formation à distance par téléphone et à un contenu eLearning auxquels vos apprenant.es puissent accéder lors de leurs déplacements.
Identifiez la cause de l’écart et trouvez la solution
Déterminez le coût du programme d’apprentissage en ligne comparé à celui de la formation en interne. Définissez également le retour sur investissement (ROI) que le programme de formation devrait atteindre à la fin de sa mise en œuvre.
Fixez des objectifs clairs
Une façon d’évaluer votre programme L&D actuel avant de passer à l’apprentissage digital consiste à obtenir des commentaires de vos apprenant.es. Sachez comment le programme d’apprentissage à distance a amélioré les compétences de vos apprenant.es et essayez toujours d’améliorer les formations mises en place.
Rendez la formation plus pertinente en personnalisant le contenu
Le contenu est en effet maître. Votre contenu d’apprentissage doit toujours être à jour, fiable et surtout pertinent si vous voulez que l’apprentissage en ligne soit efficace et attrayant pour vos apprenant.es. L’apprentissage en ligne vous aidera à personnaliser votre contenu plus facilement par rapport au F2F, de plus en plus d’entreprises offrant désormais un apprentissage à la demande au sein de leurs organisations par le biais des plateformes eLearning, LMS et LXP.
En effet, 42% des professionnels L&D pensent que le principal avantage de la personnalisation du contenu est l’apprentissage continu. Voici quelques exemples de contenu que vous pouvez personnaliser et leurs avantages pour votre programme d’apprentissage numérique :
- Les tendances de votre secteur d’activité : Vos apprenant⸱es doivent se tenir au fait des nouvelles et des enjeux du secteur d’activité de votre organisation. Avec l’aide d’un fournisseur de formation, vous pouvez sélectionner les titres récents les plus pertinents que vos collaborateur⸱rice⸱s lisent pour s’informer sur les développements en cours dans votre secteur.
- Trucs et astuces : Un moyen pratique pour éduquer vos collaborateurs en temps réel, ces « trucs et astuces » sont des contenus courts et faciles à ingérer que vos apprenant.es pourront consommer comme bon leur semble, tout au long de leur journée de travail.
- Tendances spécifiques ou données de recherche : La lecture de données, de statistiques et de tendances peut parfois être éprouvante. Le contenu personnalisé aide vos apprenant⸱es à voir les données d’une manière plus engageante en mettant l’accent sur les principaux résultats des enquêtes.
- Cours ou programmes d’apprentissage spécifiques : Vous pouvez également recommander des cours et programmes en ligne pouvant servir de supports d’apprentissage sur le lieu de travail.
Pour faciliter et simplifier la transition, votre organisation peut s’associer à un fournisseur de formation en entreprise qui pourra vous aider à personnaliser efficacement vos contenus afin qu’ils soient plus utiles et pertinents. Le mot-clé est Contexte, un apprentissage plus contextuel est possible en fournissant à vos collaborateurs un apprentissage en ligne auquel ils peuvent accéder facilement.
Par exemple, lorsque vous mettez en place un programme d’apprentissage des langues au sein de votre entreprise, il est préférable de s’associer à un fournisseur de solutions linguistiques qui répond aux objectifs et aux besoins immédiats de votre personnel en leur fournissant les parcours de formation nécessaires. Ceux-ci doivent être adaptés aux tâches quotidiennes de vos apprenant⸱e⸱s et répondre à leurs préoccupations professionnelles quotidiennes. Le jargon et le vocabulaire des échanges opérationnels propres aux différents secteurs d’activité doit aussi être personnalisé pour une expérience d’apprentissage plus pertinente et de meilleure qualité.
N’oubliez pas l’accompagnement humain
Notez que l’un des grands avantages de l’apprentissage en ligne est que vous pouvez très rapidement offrir à vos collaborateur⸱rice⸱s des cours, leçons et formations à toute heure et en tout lieu De plus, l’apprentissage à distance réduit le temps requis et nécessite seulement 25% à 60% de ce qui est requis pour l’apprentissage F2F traditionnel.
Une des trois composantes d’une formation d’entreprise stratégique est l’interaction humaine. Ainsi, lorsque vous passez à une solution d’apprentissage à distance, pensez bien à y incorporer une touche humaine. Veillez à ce que la relation humaine soit toujours au cœur de l’apprentissage en fournissant une interaction apprenant⸱e-formateur⸱trice en temps réel grâce à :
- Des visio-conférences
- Des cours particuliers (par vidéo ou téléphone)
- Des échanges entre vos apprenant.es et un⸱e conseillé⸱ère en apprentissage agréé⸱e
- Des rapports et écrits personnalisés
Par exemple, pour apprendre la langue des affaires, les corrections liées à la prononciation, au vocabulaire et à l’utilisation des mots doivent être communiquées à vos apprenant.es en temps réel pour qu’ils sachent quels aspects améliorer. Ceci est un point essentiel pour les professionnel⸱le⸱s qui sont sur le point de gérer des réunions, d’échanger avec des client.es et de rencontrer des collègues étranger.es.
Pensez comme un⸱e pro du marketing
LinkedIn a vu juste en disant que les dirigeant.es L&D, professionnel⸱le⸱s RH et responsables de la formation devraient toujours penser comme des spécialistes du marketing. Vous devrez emprunter des concepts et techniques au marketing pour que vos apprenant⸱e⸱s, dirigeant⸱e⸱s et autres intervenant.es adhèrent à votre programme d’apprentissage en ligne.
Pour ce faire, vous pouvez renforcer les communications internes de votre organisation. Voici quelques méthodes et stratégies marketing à appliquer :
- Marketing par mail : D’après LinkedIn, 61% des collaborateur⸱rice⸱s découvrent leurs programmes d’apprentissage par e-mail. Vous pouvez utiliser cette stratégie pour stimuler l’engagement des intervenant.es et mettre en valeur l’apprentissage sur le lieu de travail. Par exemple, envoyez aux commerciaux⸱lle⸱s qui apprennent une langue des cours et parcours de formation sur les échanges commerciaux et les meilleures façons de conclure des ventes.
- Concours : Incitez vos apprenant.es à suivre des cours en entreprise en donnant à l’apprentissage un côté ludique. Récompensez les meilleures notes et le plus grand nombre de cours en un mois pour encourager vos collaborateur⸱rice⸱s à faire plus que le minimum requis.
- Apprentissage social : La création de forums où elle⸱il⸱s peuvent échanger peut encourager vos apprenant.es à partager leurs connaissances. Il s’agit en plus d’un excellent moyen de favoriser la collaboration au sein de votre organisation grâce à l’apprentissage social. Vous pouvez par exemple créer des fils de discussion reliant les apprenant.es afin d’obtenir leurs idées sur certains sujets.
- Témoignages d’apprenant⸱e⸱s : Rassemblez les commentaires et témoignages de vos apprenant.es et incluez-les dans vos mails internes et sur votre intranet pour promouvoir votre formation en ligne auprès de vos collaborateur⸱rice⸱s. En effet, les apprenant.es sont plus susceptibles de suivre une formation si elle est recommandée par ses pair⸱es.
Évaluez les résultats et l’impact de votre programme d’apprentissage digital
Tout programme L&D entrepris par votre organisation doit être évalué ; ceci n’est pas propre à l’apprentissage à distance. L’évaluation vous permet en effet de déterminer si votre programme de formation en ligne a ou non atteint les objectifs d’apprentissage de votre organisation.
Dans le cas d’un programme d’apprentissage des langues, vous pouvez mesurer la satisfaction des apprenant.es, leur engagement, leur productivité, l’amélioration de leurs compétences linguistiques, leur rendement, etc. Vous pouvez également vous interroger sur les objectifs du programme d’apprentissage à distance des langues : souhaitez-vous que vos collaborateur⸱trice⸱s puissent mener efficacement une réunion d’affaires ? Doivent-ils parler le mandarin de base ? Vos collaborateur⸱rice⸱s souhaitent-t-elle⸱il⸱s gagner en confiance lors de conversations avec leurs partenaires étranger.es ? Et au bout du compte, avez-vous atteint ces objectifs ?
Utilisez ces 6 paramètres de l’apprentissage à distance pour en mesurer l’efficacité :
- L’engagement des apprenant⸱e⸱s : Vous déterminerez ainsi si votre prestation eLearning est efficace. Vous pouvez le mesurer en vérifiant le nombre d’heures pendant lesquelles vos apprenant.es sont connecté.es au système ainsi que les taux d’achèvement des cours. Comparez ensuite avec les objectifs préalablement définis.
- La satisfaction des apprenant.es : Assemblez des enquêtes de satisfaction en recueillant les commentaires de vos collaborateur⸱rice⸱s sur les méthodes de formation, les formateurs, le contenu eLearning et la pertinence des cours pour leurs rôle.
- L’acquisition de compétences : Il est préférable de connaître également le taux de progression de vos apprenant.es et leurs taux de réussite / d’échec. Vous pouvez le faire grâce à des tests standardisés et des outils d’évaluation.
- L’application en milieu de travail : Les cours en ligne sont-ils adaptés aux tâches quotidiennes professionnelles de vos collaborateur⸱trice⸱s ? Rassemblez les évaluations effectuées par les managers pour constater s’il y a un changement positif de comportement et de capacités des apprenants après la durée de la formation.
- La performance : Comparez les évaluations de performance collectives et individuelles aux attentes définies au début du programme de formation. Cela vous permettra de déterminer si la formation répond aux objectifs métiers de votre organisation.
- Retour sur investissement (ROI) : Mesurer le ROI peut vous aider à juger la rentabilité du programme de formation. Mesurez le pourcentage de ROI en divisant les avantages nets du programme par les coûts du programme, puis en multipliant par 100 .
Conclusion
Par ces temps difficiles nous souhaitons tous garantir la sécurité de nos collaborateur⸱rice⸱s. Cela ne signifie pas pour autant que leur apprentissage et leurs progrès soient nécessairement compromis. Pour relever ce défi, la transition du F2F vers l’apprentissage à distance est plus que jamais d’actualité. Gardez à l’esprit les étapes énumérées ci-dessus pour assurer le succès de vos initiatives d’apprentissage à distance.
