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Politique de confidentialité des services goFLUENT

Date de mise à jour : 19 septembre 2023

goFLUENT s’engage à protéger ses utilisateurs contre une éventuelle utilisation abusive de leurs données personnelles, en protégeant leurs droits à la protection des données et à la vie privée conformément au règlement général sur la protection des données 2016/679 (“RGPD”) et aux autres législations sur la protection des données, où goFLUENT opère.

goFLUENT Group SA et ses filiales (ci-après dénommés « goFLUENT », « la compagnie » ou « nous ») ont rédigé la présente Politique de confidentialité pour démontrer leur ferme engagement à respecter les droits de leurs utilisateurs (« vous ») en matière de vie privée et de protection des données. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, traitons et conservons toutes les informations que vous avez saisies sur ce site Web et qui permettent de vous identifier directement ou indirectement (également dénommées « données personnelles »). Nous vous informerons également de vos droits.

Section 1. Informations générales

1.1. Qui sommes-nous ?

goFLUENT Group SA (20, Route de Pré-Bois, 1215 Genève, Suisse) est l’entité qui contrôle principalement le Portail goFLUENT Corporate Language Academy et la plateforme d’évaluation goFLUENT.

Lorsque vous utilisez nos services, goFLUENT traite vos données personnelles en tant que Sous-Traitant. goFLUENT respecte votre vie privée et nous nous engageons à traiter vos données personnelles conformément aux Principes et Responsabilités du RGPD.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, y compris toute demande d’exercice de vos droits en rapport avec la protection des données comme mentionné ci-dessous, n’hésitez pas à contacter notre Délégué à la protection des données (Data Protection Officer « DPO ») : privacy@gofluent.com 

goFLUENT s’engage à suivre les principes de l’article 5 du RGPD pour le traitement de vos données personnelles. 

1.2. Domaine d’application de cette politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité s’applique aux données personnelles que vous fournissez à goFLUENT ou qui sont fournies via un contrat pour accéder à une de nos solutions, comme la Corporate Language Academy, aux cours individuels et l’évaluation linguistique.

Notre Corporate Language Academy est la plateforme d’apprentissage que vous utilisez pour votre formation linguistique.

Notre plateforme d’évaluation est le portail que vous utilisez pour passer votre test linguistique.

Pour en savoir plus sur les finalités pour lesquelles vos données personnelles sont utilisées, veuillez consulter la Section
2 Corporate Language Academy et la Section 3 Plateforme d’évaluation ci-dessous.

1.3. Quelles données traitons-nous ?

a. Données générale

A partir de nos services, nous collectons et traitons les informations suivantes :

  • Données du parcours de formation : y compris les informations sur vos résultats de test, les rapports de cours, le suivi de session, les enquêtes de satisfaction, les quiz et les activités réalisées sur la plateforme.
  • Données de l’évaluation linguistique : y compris les résultats de vos tests.
  • Données techniques et données d’utilisation : y compris votre mot de passe, les informations de votre navigateur et de votre appareil utilisé, ainsi que toute autre information que vous avez pu fournir et/ou que nous avons collectée via nos services.
b. Données personnelles

Les données personnelles désignent toute information qui, directement ou indirectement, vous identifie ou identifie une autre personne et qui peut inclure :

  • Identité et coordonnées : Nom, titre, nom de l’entreprise, fonction professionnelle, image, voix.
  • Données de profil et d’utilisation : y compris votre adresse email ou votre identifiant d’utilisateur pour accéder à nos services, vos préférences de communication et des informations sur votre utilisation de nos services pour suivre votre progression afin de mettre ces informations à votre disposition.

Il est de votre responsabilité de ne pas soumettre de données personnelles concernant des tiers. Lorsque vous utilisez nos services, vous devez vous assurer qu’aucune donnée personnelle d’autres personnes n’est collectée par la caméra et/ou le microphone de votre appareil.

c. Données personnelles sensibles

goFLUENT n’a pas l’intention de collecter, d’utiliser ou de traiter des données personnelles sensibles pour la prestation de nos services via notre plateforme. Pour respecter notre engagement interne, nous vous demandons de ne pas nous envoyer ni divulguer de données personnelles sensibles (par exemple, des informations relatives à l’origine raciale ou ethnique, à l’orientation sexuelle, aux opinions politiques, à la religion ou à d’autres convictions, à la santé, aux données génétiques ou biométriques, casier judiciaire ou affiliation à un syndicat).

d. Droit à la protection de la vie privée des enfants

Nous n’avons pas l’intention que nos services soient utilisés par des personnes de moins de 16 ans. Si vous avez moins de 16 ans, vous ne pouvez pas vous inscrire ou utiliser nos services. Si vous êtes un parent ou un tuteur et pensez que nous avons peut-être collecté des informations sur un enfant, veuillez contacter  privacy@gofluent.com.

e. Données personnelles des personnes décédées

Conformément au RGPD, où les réglementations locales sur la protection des données peuvent prévoir des règles concernant le traitement des données personnelles des personnes décédées, nous répondrons aux droits que les héritiers auraient pu reconnaître pour exercer au nom de la personne décédée.

1.4. Où sont traitées et transférées vos données personnelles

a. Stockage de vos données

Les serveurs de goFLUENT qui traitent et stockent vos données personnelles sont situés dans l’Espace économique européen (l’« EEE »).

b. Comment traitons-nous vos données personnelles à l’échelle mondiale ?

En tant que membre d’un groupe mondial d’entreprises, goFLUENT a des filiales à l’intérieur et à l’extérieur de l’Espace économique européen (l’« EEE »). Par conséquent, chaque fois que goFLUENT utilise ou traite autrement vos données personnelles aux fins énoncées dans la section 2) Corporate Academy et la section 3) Plateforme d’évaluation de la présente politique de confidentialité, goFLUENT peut transférer vos données personnelles vers des pays en dehors de l’EEE, y compris vers des pays dans lesquels s’applique un niveau légal de protection des données qui n’est pas comparable au niveau de protection des données au sein de l’EEE. Chaque fois qu’un tel transfert se produit, il est basé sur les clauses contractuelles types (conformément à l’article 46.2 c) du RGPD et à la décision 2021/914 de la Commission européenne ou tout remplacement futur) afin de prévoir contractuellement que vos données personnelles sont soumises à un niveau de protection des données. qui s’applique au sein de l’EEE.

Pour connaître la liste des entités goFLUENT qui auront accès à vos données personnelles vous pouvez nous contacter à  privacy@gofluent.com.

Nous ne vendons ni ne partageons vos données personnelles avec des tiers.

1.5. Comment sécurisons-nous et stockons-nous vos données personnelles ?

a. Sécurité des données

goFLUENT a mis en place des mesures organisationnelles, techniques et administratives appropriées alignées sur la certification ISO 27001 pour protéger les données personnelles au sein de notre organisation. Ces mesures comprennent des outils de sécurité des informations pour empêcher tout accès non autorisé à nos systèmes. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’interférence et l’accès, la modification et la divulgation non autorisés, vous devez savoir qu’aucune procédure ou protocole de sécurité n’est jamais garanti à 100 % contre l’intrusion ou le piratage. Par conséquent, il existe toujours un certain risque lié à la gestion des données personnelles.

b. Gestion des incidents de données

goFLUENT a établi un cadre interne qui comprend un audit et des procédures sur la façon dont nous traitons et répondons à vos préoccupations concernant les incidents de données.

Si vous pensez qu’il y a des incidents de données qui se sont produits en ce qui concerne vos données personnelles qui sont liées à nos services, veuillez nous contacter immédiatement et nous envoyer les détails à  privacy@gofluent.com.

c. Politique de conservation des données

Lorsque goFLUENT traite et utilise vos données personnelles conformément au RGPD, goFLUENT stockera vos données personnelles pendant les délais spécifiés pour chaque activité de traitement, comme indiqué dans les sections 2) Corporate Language Academy et 3) Plateforme d’évaluation ci-dessous.

Cependant, lorsque goFLUENT est tenu par la loi impérative de conserver vos données personnelles plus longtemps ou lorsque vos données personnelles sont nécessaires pour que goFLUENT puisse faire valoir ou se défendre contre des réclamations légales, goFLUENT conservera vos données personnelles jusqu’à la fin de la période de conservation concernée ou jusqu’à ce que les réclamations en question ont été réglées.

1.6. Vos droits individuels en matière de protection des données

Si vous avez des demandes concernant vos droits  en lien avec la protection des données comme mentionné ci-dessous, n’hésitez pas à nous contacter à :  privacy@gofluent.com.
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai de trente (30) jours.

a. Droit d’accès :  vous pouvez demander à tout moment à goFLUENT des informations sur vos données personnelles que goFLUENT utilise.

b. Droit de rectification :  si les données personnelles que nous traitons sont incomplètes ou incorrectes, vous avez le droit de demander à tout moment leur correction. Cependant, nous vous encourageons à consulter et à mettre à jour vos données personnelles en accédant à votre compte en ligne individuel.

c. Droit à la suppression :  vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles à tout moment. Toutefois, si goFLUENT est tenu de conserver vos données personnelles pour des raisons légales, vos données personnelles seront limitées à tout traitement ultérieur et uniquement conservées pendant la durée requise par la loi.

goFLUENT n’étant pas le responsable du traitement de vos données personnelles et afin de traiter votre demande de suppression, nous devrons informer votre organisation de votre demande, afin de vous donner une réponse conforme à la politique de conservation des données de votre organisation.

d. Droit à la limitation du traitement :  vous pouvez demander à goFLUENT de restreindre vos données personnelles de tout traitement ultérieur dans l’un des événements suivants :

  • vous déclarez que les données personnelles que goFLUENT possède à votre sujet sont incorrectes (mais uniquement aussi longtemps que goFLUENT l’exige pour vérifier l’exactitude des données personnelles concernées),
  • il n’y a aucune base légale pour que goFLUENT traite vos données personnelles et vous exigez que goFLUENT limite le traitement ultérieur de vos données personnelles,
  • goFLUENT n’a plus besoin de vos données personnelles, mais vous affirmez que vous avez besoin de goFLUENT pour conserver ces données afin de revendiquer ou d’exercer des droits légaux ou de vous défendre contre des réclamations ou
  • dans le cas où vous vous opposez au traitement de vos données personnelles par goFLUENT (sur la base de l’intérêt légitime de goFLUENT) aussi longtemps qu’il est nécessaire pour examiner si goFLUENT a un intérêt prédominant ou une obligation légale dans le traitement de vos données personnelles.

Si vous demandez à limiter le traitement de vos données personnelles, cela entraînera la suspension de votre accès à nos solutions ainsi qu’à l’accès de nos services, au cours du processus de résolution de votre demande.

e. Droit d’opposition :  vous pouvez vous opposer à ce que goFLUENT utilise des données personnelles lorsque goFLUENT traite vos données pour son propre intérêt légitime, dans les conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité. Si vous le faites, goFLUENT cessera d’utiliser vos données personnelles à des fins légalement fondées sur l’obligation légale et les supprimera de ses systèmes, à moins que goFLUENT ne soit autorisé à utiliser ces données personnelles à d’autres fins énoncées dans la présente politique de confidentialité ou que goFLUENT détermine et démontre un intérêt légitime impérieux à poursuivre le traitement de vos données personnelles. 

f. Droit de retirer votre consentement :  si vos données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Comme goFLUENT n’est pas le responsable du traitement de vos données personnelles, afin de traiter votre demande de retrait de consentement, nous devrons informer votre organisation de votre demande, afin de vous donner une réponse conforme à la politique de conservation des données de votre organisation.

g. Droits relatifs à la décision automatisée et au profilage :  nous respectons vos droits légaux de ne pas être soumis à des décisions basées uniquement sur le traitement automatisé de vos données personnelles, y compris les activités de profilage.

En vous fournissant des services, goFLUENT n’effectue pas d’activités de traitement basées sur une prise de décision automatisée, y compris le profilage.

h. Droit de porter plainte :  Si vous pensez que goFLUENT ne traite pas vos données personnelles conformément aux exigences énoncées dans les présentes ou aux lois applicables en matière de protection des données de l’EEE, vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données du pays de l’EEE dans lequel vous résidez ou auprès du l’autorité de protection des données du pays ou de l’état dans lequel goFLUENT a son siège social.

Section 2. Corporate Language Academy

2.1. Vos données personnelles dans la Corporate Language Academy de goFLUENT

Cette section de la Politique de confidentialité s’applique exclusivement aux utilisateurs (« Apprenants ») de la Corporate Language Academy de goFLUENT.

Définition des apprenants : les apprenants sont les employés des organisations qui ont des contrats pour utiliser nos services de formation dispensés via la Corporate Language Academy de goFLUENT.

2.2. Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous recueillons vos données personnelles de diverses manières, notamment :

a. Par l’intermédiaire de votre employeur ou d’une organisation à laquelle vous êtes lié :  lorsque votre employeur vous inscrit pour recevoir des services de goFLUENT en fournissant vos données personnelles directement à goFLUENT ;

b. Via la Corporate Language Academy de goFLUENT (plateforme) :  lorsque vous accédez ou vous vous connectez à notre plateforme pour une formation en accédant à nos services, goFLUENT peut collecter des informations lorsque vous modifiez et mettez à jour vos données personnelles sur votre profil. Cela peut être aussi d’autres informations que vous partagerez ou lorsque vous souhaitez personnaliser votre formation et/ou pendant vos cours par le biais de commentaires, de chats, d’exercices d’écriture, de participation à des cours en direct et virtuels, de questionnaires, etc. ;

c. Via notre application :  lorsque vous téléchargez et utilisez l’application goFLUENT ou d’autres applications développées par goFLUENT, nous et nos fournisseurs de services suivons et collectons les données d’utilisation de l’application, par exemple, des données telles que la date et l’heure, le moment où l’application accède à nos serveurs et quelles informations ont été téléchargées sur l’application en fonction du numéro de votre appareil mobile.

d. Directement de votre part :  lorsque vous nous contactez pour mettre à jour vos données personnelles ou vos coordonnées.

2.3. Comment utilisons-nous et traitons-nous vos données personnelles ?

goFLUENT traitera les données personnelles sur la base de l’autorisation légale énoncée dans le RGPD, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

goFLUENT utilise vos données personnelles afin de pouvoir accéder à nos services :
Conformément à l’article 6.1 b) du RGPD, goFLUENT utilise et traite vos données personnelles pour les traitements suivants :

a. Inscription et mise à disposition de l’accès à la Corporate Language Academy
Afin de vous donner accès à la Corporate Language Academy, nous utiliserons vos données personnelles pour vous inscrire et créer votre profil d’utilisateur.

Sans ces données personnelles, goFLUENT ne sera pas en mesure de créer de tels profils d’utilisateurs ni de vous offrir l’accès à notre Corporate Language Academy.

b. Personnaliser votre profil d’apprenant
Lors de l’utilisation de la Corporate Language Academy, goFLUENT vous offre la possibilité d’ajouter des informations supplémentaires, telles que votre profession et votre secteur d’activité.

Ces informations sont entièrement optionnelles. Si vous décidez de ne pas fournir ces informations, vous pouvez toujours utiliser nos services.

c. Rapport de cours

goFLUENT collecte, traite et stocke les informations résultant du test adaptatif que vous passez lors de votre premier accès à notre plateforme.
goFLUENT traitera les données personnelles sur la base de l’autorisation légale énoncée dans le RGPD, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

goFLUENT utilise vos données personnelles afin de pouvoir accéder à nos services :

Conformément à l’article 6.1 b) du RGPD, goFLUENT utilise et traite vos données personnelles pour les traitements suivants :

a. Inscription et mise à disposition de l’accès à la Corporate Language Academy
Afin de vous donner accès à la Corporate Language Academy, nous utiliserons vos données personnelles pour vous inscrire et créer votre profil d’utilisateur.
Sans ces données personnelles, goFLUENT ne sera pas en mesure de créer de tels profils d’utilisateurs ni de vous offrir l’accès à notre Corporate Language Academy.

b. Personnaliser votre profil d’apprenant
Lors de l’utilisation de la Corporate Language Academy, goFLUENT vous offre la possibilité d’ajouter des informations supplémentaires, telles que votre profession et votre secteur d’activité.

Ces informations sont entièrement optionnelles. Si vous décidez de ne pas fournir ces informations, vous pouvez toujours utiliser nos services.

c. Rapport de cours

goFLUENT collecte, traite et stocke les informations résultant du test adaptatif que vous passez lors de votre premier accès à notre plateforme.

  • Résultat du test adaptatif

Nous traitons les données pour mettre à votre disposition les résultats du test. Nous pouvons également utiliser les résultats pour vous proposer du contenu et des activités personnalisées en fonction de votre niveau de compréhension de la langue.

  • Rapport de cours

Après avoir suivi des cours individuels avec goFLUENT, votre formateur vous enverra un rapport de cours, qui comprend des informations et des ressources pertinentes pour votre formation.

d. Outils interactifs pendant les cours
Selon le service que vous obtenez de goFLUENT, vous pouvez utiliser le chat, le tableau blanc interactif ou un outil pour envoyer vos fichiers à un formateur dans le cadre de votre formation.

e. Données personnelles des personnes décédées
Pour traiter vos questions et demandes, nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, chat ou email.

f. Rappels et notifications
Nous envoyons des notifications concernant vos cours à votre adresse email.

g. Activités par rapport à l’engagement des apprenants

Nous pouvons vous envoyer des messages, des questionnaires, des sondages ou des invitations à des activités liées à la formation goFLUENT. Le but de ces communications est de vous aider à utiliser la plateforme, de vous inviter à des événements et à des webinars et de vous aider à rester motivé tout au long de votre parcours de formation.

Les questionnaires et les enquêtes sont conçus de manière à pouvoir y répondre sans aucune donnée personnelle. Nous utilisons ces questionnaires et enquêtes pour connaître votre satisfaction générale à l’égard de notre plateforme.

h. Rapports d’utilisation et de progression
Nous vous fournirons des rapports sur votre utilisation de la plateforme et vos progrès de formation au sein du portail, les quiz et activités que vous avez suivis, les enquêtes de satisfaction que vous avez complétées ainsi que le rapport du temps que vous avez passé sur le portail.

Ces informations sont également collectées, consolidées et fournies à votre organisation, dans le cadre de nos services de reporting.

2.4. Politique de conservation des données

goFLUENT conservera vos données personnelles tant que nous vous fournirons nos services via le portail. Après l’expiration de votre accès à nos services de portail et de formation, goFLUENT conservera vos données personnelles pendant la période nécessaire pour se conformer à la réglementation applicable, ainsi qu’à des fins d’audit et de rapport.

Section 3. Plateforme d’évaluation

3.1. Vos données personnelles sur la plateforme d’évaluation

Cette section de la politique de confidentialité s’applique exclusivement aux utilisateurs (ci-après « candidats ») de la plateforme de l’évaluation linguistique professionnelle, qui est composé du test de niveau et de l’épreuve d’expression orale.

Définition des candidats : les candidats sont les utilisateurs de la plateforme d’évaluation qui ont demandé à évaluer leurs compétences linguistiques par les organisations auxquelles ils sont liés ou au cours du processus de candidature.

3.2. D’où proviennent vos données personnelles ?

a. Par l’intermédiaire de l’organisme avec lequel vous êtes en processus de recrutement :  lorsque l’organisme avec lequel vous êtes en processus de recrutement vous inscrit pour effectuer le test linguistique en fournissant vos données personnelles directement à goFLUENT ;

b. Par l’intermédiaire de votre employeur ou de l’organisation à laquelle vous êtes lié :  lorsque votre employeur vous inscrit pour recevoir des services de goFLUENT en fournissant vos données personnelles directement à goFLUENT ;

c. Grâce à des technologies automatisées :  lorsque vous interagissez avec notre plateforme d’évaluation, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations via votre navigateur ou via votre appareil, par exemple, votre adresse IP ;

d. Via notre plateforme d’évaluation :  lorsque vous accédez ou vous vous connectez à notre plateforme d’évaluation pour recevoir nos services, goFLUENT peut collecter des informations par rapport à vos réponses aux tests.

3.3. Quelles sont les finalités du traitement de vos données personnelles ?

Conformément à l’article 6.1 b) RGPD, nous traiterons vos données personnelles pour accéder à nos services :

a. Inscription à notre plateforme d’évaluation

Il y aura des données personnelles importantes et essentielles qui seront nécessaires à la création du profil du candidat et à son accès au test de niveau. Ces données sont indispensables pour créer votre profil de candidat et vous donner accès à notre plateforme d’évaluation linguistique.

b. Exécution du test d’évaluation

Dans le cadre de votre évaluation linguistique, il vous sera demandé de passer le test de niveau et l’épreuve d’expression orale. Pendant le test de niveau, nous prendrons des photos à des moments aléatoires en utilisant la caméra de votre appareil. Cette étape est nécessaire dans le cadre de mesures anti-fraude. Lors de l’épreuve d’expression orale, il vous sera demandé d’enregistrer une vidéo de vous-même, qui sera utilisée pour évaluer votre aisance linguistique et vérifier votre identité. Sans ces données personnelles, nous ne serons pas en mesure d’évaluer les résultats de votre évaluation.

c. Communications par email

Nous vous enverrons des emails liés à nos services d’évaluation, notamment :

  • Pour confirmer votre inscription à notre plateforme d’évaluation ;
  • Pour vous envoyer les instructions sur la façon d’utiliser notre plateforme, effectuer les tests et le délai dont vous disposez pour le faire ;
  • Pour vous communiquer vos résultats de test lorsqu’ils sont prêts.

Ces communications ne sont pas liées au marketing, mais simplement nécessaires à l’exécution des services.

d. Communication de vos données personnelles

Comme mentionné ci-dessus, nous prendrons des photos et des vidéos de vous pendant le test de niveau et l’épreuve d’expression orale. Ces données personnelles seront communiquées uniquement à l’organisation qui a fait appel à nos services d’évaluation (plateforme d’évaluation linguistique) dans le seul but de valider l’identité de la personne ayant effectué le test. L’organisation ne pourra pas télécharger les photos et vidéos. Les données personnelles ne seront jamais pas partagées avec des tiers.

3.4. La conservation des données

goFLUENT conservera les photos et vidéos enregistrées pendant 45 (quarante-cinq) jours dans le cadre de nos services via la plateforme d’évaluation linguistique. Après 45 jours, les photos et vidéos enregistrées seront automatiquement supprimées de nos systèmes.

Section 4. Nous contacter

goFLUENT respecte et accorde de l’importance à votre vie privée. Pour toute préoccupation ou question concernant la présente Politique de confidentialité, y compris toute demande relative à l’exercice de vos droits à la protection des données (tel que mentionné ci-dessus), n’hésitez pas à contacter notre responsable de la protection des données (Data Protection Officer « DPO »).

Reportez-vous aux informations ci-dessous pour envoyer vos demandes :

Information Details
DPO Evgeny Boychuk
Email address privacy@gofluent.com

Section 5. Application et modification de notre Politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à réviser de temps à autre notre Politique de confidentialité afin qu’elle soit conforme à notre engagement à respecter les bonnes pratiques ainsi que vos droits en matière de vie privée et de protection des données. La date de mise à jour correspond à la date de révision effective de la présente Politique de confidentialité, tel qu’indiqué ci-dessus.