人材開発（L&D）のためのメールコミュニケーションチェックリスト：学習者を惹きつけるためのメール作成のヒント

今や世界中の組織が企業研修にデジタルラーニングの領域を活用する方法を模索しています。しかし、従業員や学習者のエンゲージメントが低いという問題は依然として残っています。

その解決策の一つがメールを使ったコミュニケーションです。しかし、どのように学習者が組織に属していること、学習者の目標が会社の目的と一致していること、学習者が正しい道を歩んでいることを感じられるようなメール書けばいいのでしょうか。

どうぞ私たちにお任せください。 ここでは、研修前、研修中、研修後にも魅力的なメールを作成するためのヒントをご紹介します。

研修前： 学習者向けのメール配信準備を行います。

研修プログラム開始前に、学習者の期待を膨らませるティーザーメールを送信することをおすすめします。これから始まる研修プログラムに対して興味をそそるようにします。

こうしたeメールを読んでもらうために、以下のヒントに従ってください。

重要な人からメールを送信してもらいましょう。

学習者は毎日たくさんのメールを受信しています。アドビが実施した調査によると、アメリカ人の就業者の一般的な一日において、 仕事のメールをチェックするのに209分、個人のメールをチェックするのに143分費やしているそうです。これを合計すると、1日352分（約5時間52分）になります。 これは多いですよね。

ですので、従業員が瞬時に受信トレイをフィルタリングし、重要と思われるものだけに注意を払うのは当たり前のことなのです。従業員が最初に注目するのは、送信者です。

そのため、貴社の人材開発プログラムに関するコミュニケーションメールを送信するために、専用のメールボックスや汎用性のあるメールボックスを1つだけ用意するのではなく、まずメールの本文を構成するのがベストです。その後、影響力のある人や権限のある人に送ってもらいましょう。

例えば、直属の管理者にメールやニュースレターの送信を依頼することができます。これを組織全体で行うことで、チームや部署内での調整がしやすくなります。

簡潔で説明的な件名を書きましょう。

メールの差出人を調べた後、2つ目のフィルターは件名です。忙しい現代の企業の世界では、理解しにくい件名はアーカイブ化されたり、最悪の場合は削除されてしまう可能性があります。

だからこそ、件名は、数ワードの中に多くの情報を与えずに、メールの本質を捉えなければならないのです。Mailchimpによると、最適な件名の長さは28～49文字で、Hubspotでは50文字以下が理想的だとされています。

常に読者と読者層を考えましょう。

2020年までに、ミレニアル世代が世界の労働力のほぼ半分を占めると予測されています。

そのため、学習者のほとんどがミレニアル世代である場合は、彼らの興味を引く方法を学び、彼らが何に惹かれているのかを知る必要があります。そうすることで、ターゲット層に合わせたメールコミュニケーションが可能になります。

実際、ミレニアル世代はメールに夢中になっていることで知られています。18歳から24歳までのミレニアル世代の半数以上が、朝ベッドの中でメールをチェックしており、25歳から34歳までのミレニアル世代の43％が同じようにメールをチェックしています。 興味深いことに、彼らはまた、モバイルデバイスと比較してデスクトップでメールをチェックする可能性が高いのです。

読者を把握するだけでなく、時間と全体的な戦略が許せば、読者をセグメントすることもできます。これにより、学習者のエンゲージメントと興味を高めることができます。

セグメントは、部署、興味、関連性、行動に基づいて行うことができます。

研修中：学習者を惹きつけるメールを作成する

学習プログラムを開始後できても、そこで終了ではありません。学習者にさらに多くのメールを送信し続け、学習者のエンゲージを高め、全体のプロセスに関与させ続ける必要があります。

クイックスタートガイドを送ったり、学習ポータルの新機能を紹介したり、新しいコースの提供についてお知らせしたりすることで、実現することができます。

魅力的なメールを作成する方法については、以下のガイドを参考にしてください。

適切なトーンでメールを書く。

人材開発リーダーや人事担当者として、メールでメッセージを送信する際には常に注意を払うことが大切です。なぜなら、電子的なコミュニケーションでは、相手の声のトーンやボディランゲージ、顔の表情などを捉えることができないからです。

ですから、現在の文脈に応じて、メールの正しいトーンを決めましょう。学習者の関心を高めたいのであれば、あまり堅苦しくなく、より会話的な表現にしてみるのも良いでしょう。

例えば、学習プログラムのティーザーメールは「楽しい」と感じさせることができますが、一方でクイックスタートガイドは「形式的」で「技術的」と感じさせることができます。

メッセージに注目する。

学習者を惹きつけるメールを準備する方法のベストプラクティスをいくつか知った後、どのようなタイプのメールを送信すべきかを知っておくべきです。メールを送信する上で最も重要なのは、送信したいメッセージです。

ここでは、あなたが作成できるメールの例をいくつかご紹介します。

• 学習者へのリマインダー：研修プログラムやeラーニングコースを最大限に活用する方法を学習者に知らせるためのメールです。
• コンテスト：企業の研修をゲーム化し、LMS/LXPをもっと使って研修を最大化するように学習者のモチベーションを上げるためのメールです。
• 受講者の声：研修プログラムの設計と実施を改善するために、学習者からフィードバックを得ることができます。
• エグゼクティブ・スポンサーシップ：経営者や管理職が職場での学習を奨励し、学習者にスキルアップと再教育を促すための手段です。

このようなメールを送るだけでなく、学習者に明確な学習目標を設定することで、常に学習者とコミュニケーションをとることを忘れてはいけません。

これは、学習者に明確な期待を持たせるために非常に重要なことです。

送信時間と頻度を考慮する。

研修業界によると、従業員が最初に出社した時、特に週の初めに一番上に来るメールは、従業員に読まれる可能性が高いとされています。

つまり、朝9時に出勤した場合、月曜日の朝9時にメールでのコミュニケーションをスケジュールすることで、より多くのエンゲージメントを得ることができるということです。そして、これはあなたのいつものメール送信スケジュールにすることができます。

一貫性は確かに重要です。学習者が特定の時間帯に人材開発用のメールを受信することが習慣化されると、この期待がメールへのより良い注意力につながることがあります。

しかし、あまりにも多くのメールで学習者を圧倒してしまうこともあるので注意が必要です。週に一度の「参考（FYI）メール」で十分です。このメールは、簡潔で、わかりやすく、関連性のあるものでなければなりません。

研修後：利害関係者と常にコミュニケーションをとりましょう。

研修の設計と実施は、職場学習プログラムを展開する際に考慮すべき非常に重要な2つのことです。

しかし、研修プログラムを成功させるためには、常にコミュニケーションをとることも重要です。そのため、常に更新情報やFYIメールを学習者に送るようにしましょう。

ここでは、あなたの学習者との素晴らしいコミュニケーションを確保するために行うべき素晴らしい実践方法をご紹介します。

メールの測定基準を考慮する。

メールを送信した後は、必ず測定基準をチェックしてください。見るべき要素は以下の通りです。

• 開封率 – メールがどれだけ頻繁に開かれているかを示しています。
• クリックスルー率 – メールのリンクをクリックした学習者の数を表示します。
• 読書率 – 学習者のエンゲージメントを低下させる件名を示します。
• 注意率 – メールは8秒間の注意力を引きつけていますか？

この後、測定基準を分析し、それに応じて対策する必要があります。これらの測定基準は、あなたの部署や組織をよりデータドリブンな文化へと導くことができます。

学習者からのフィードバックを得る。

常に利害関係者、特に学習者からのフィードバックを求めましょう。学習者のエンゲージメントを高める方法を最もよく知っている人がいるとすれば、それは学習者自身です。

受講者がメールを読む理由や、研修プログラムをどのように実施してほしいか、研修プログラム全般についての質問をしてみましょう。

メールの改善方法だけでなく、研修プログラムの他の側面についても、学習者から有意義な提案を得ることができるでしょう。

常に改善に努める。

メールやニュースレターのパフォーマンスと学習者からのフィードバックに基づいて、あなたのメールコミュニケーションを簡単に調整することができるようになりました。

ただ、このプロセスは常に続くものであることを忘れないでください。常に改善の余地があります。だからこそ、自分自身を少し緩めて、学習者のためにメールを作成し続けてください。

成功と効果を確実にするためには、学習者の大半が研修プログラムに積極的に参加していることを確認しましょう。